Factuurnummering

De regel

Elke factuur krijgt een nummer dat je niet eerder hebt gebruikt, en de reeks loopt op. Een gat in de nummering roept de vraag op welke factuur daar zat en waarom die niet in je administratie voorkomt.

Hoe je een reeks opbouwt

De vorm is vrij. Een simpele oplopende reeks voldoet, maar de meeste ondernemers zetten het jaartal ervoor omdat dat terugzoeken makkelijker maakt.

• 2026-001, 2026-002, 2026-003 — jaartal plus volgnummer.
• 1001, 1002, 1003 — één doorlopende reeks over de jaren heen.
• NL-2026-001 en EU-2026-001 — aparte reeksen, bijvoorbeeld per land of per bedrijfsonderdeel.

Meerdere reeksen naast elkaar mag, zolang elke reeks op zichzelf doorloopt en elk nummer maar één keer voorkomt. Houd het aantal reeksen klein; elke extra reeks is een extra plek waar het mis kan gaan.

Bij een nieuw jaar

Je mag elk jaar opnieuw bij 001 beginnen, mits het jaartal onderdeel is van het nummer. Zonder jaartal zou je hetzelfde nummer twee keer gebruiken, en dat is precies wat niet mag.

Als je een fout maakt

Een verstuurde factuur haal je niet terug en pas je niet aan. Klopt er iets niet, dan stuur je een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur tegenboekt, en daarna een nieuwe factuur met een nieuw nummer. De creditfactuur krijgt zelf ook een nummer uit je reeks en verwijst naar de factuur die hij corrigeert.

Een nummer dat je niet gebruikt

Heb je een factuur aangemaakt maar nooit verstuurd, dan zit er een gat in je reeks. Laat dat niet zomaar staan: leg vast wat er is gebeurd, of stuur een creditfactuur voor nul euro zodat het nummer verantwoord is. Bij een controle wil je die vraag kunnen beantwoorden zonder te moeten graven.

Waarom het in de praktijk misgaat

Handmatige nummering in een tekstverwerker of spreadsheet gaat vrijwel altijd een keer fout: twee facturen met hetzelfde nummer, of een sprong omdat iemand zich verteld heeft. Software die de nummering zelf bijhoudt, haalt die fout weg — dat is de reden dat Kwitta het nummer toekent en niet aan jou overlaat.