Betalingstermijn en incasso

De standaardtermijn

Spreek je niets af en zet je ook geen termijn op de factuur, dan geldt een wettelijke betalingstermijn van dertig dagen na ontvangst van de factuur. Zet je zelf een termijn op de factuur, dan geldt die, mits hij redelijk is.

De maximale termijn tussen bedrijven

Tussen bedrijven onderling is de termijn in beginsel maximaal zestig dagen. Een langere termijn is alleen geldig als die uitdrukkelijk is overeengekomen en aantoonbaar niet onbillijk is tegenover de leverancier.

Is je opdrachtgever een grote onderneming en ben jij een mkb'er of zzp'er, dan geldt een strengere grens: die termijn mag niet langer zijn dan dertig dagen. Een langere afspraak is nietig, en dan geldt alsnog dertig dagen.

Nietig betekent hier dat de afspraak juridisch niet bestaat, ook als je hem hebt ondertekend. Je hoeft je er dus niet bij neer te leggen.

Wat je mag rekenen bij te laat betalen

Is de termijn verstreken, dan is je klant in verzuim en mag je de wettelijke handelsrente rekenen over het openstaande bedrag. Dat percentage wordt halfjaarlijks vastgesteld en ligt fors boven de gewone wettelijke rente.

Daarnaast mag je incassokosten in rekening brengen. Die zijn wettelijk gestaffeld op basis van het factuurbedrag, met een minimum van veertig euro.

Het verschil tussen zakelijke en particuliere klanten

Bij een particuliere klant moet je eerst een aanmaning sturen met een termijn van veertien dagen, waarin je de incassokosten expliciet aankondigt. Doe je dat niet, dan mag je die kosten later niet alsnog rekenen.

Bij een zakelijke klant is die aanmaning wettelijk niet nodig; het verzuim treedt in zodra de termijn verstrijkt. In de praktijk stuur je toch een herinnering, want de relatie is meestal meer waard dan het punt.

Een werkbare volgorde

• Zet de betalingstermijn op elke factuur, zodat er geen discussie over ontstaat.
• Stuur een vriendelijke herinnering kort na het verstrijken van de termijn.
• Volgt er niets, stuur dan een aanmaning met een duidelijke laatste termijn en de aankondiging van kosten.
• Bel daarna. Eén telefoontje levert vaker geld op dan drie e-mails.
• Blijft het uit, overweeg dan een incassobureau of de rechter.

Incasso als betaalmethode

Bij terugkerende facturen kun je het probleem grotendeels voorkomen met SEPA-incasso. Je klant tekent één keer een machtiging, waarna het bedrag automatisch wordt afgeschreven. Dat is iets anders dan een incassobureau: dit is een betaalmethode, geen invorderingsmaatregel.