Wat moet er op een factuur staan?

De verplichte gegevens

Voor een gewone factuur aan een zakelijke klant geldt een vaste lijst. Loop hem één keer goed na bij het inrichten van je facturen; daarna staat het er vanzelf op.

• De datum waarop je de factuur uitreikt.
• Een doorlopend factuurnummer dat uniek is en niet eerder is gebruikt.
• Je eigen naam, adres en btw-identificatienummer.
• Je KvK-nummer, dat je op uitgaande handelsdocumenten moet vermelden.
• De naam en het adres van je klant.
• De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
• Welke goederen of diensten je hebt geleverd, en hoeveel.
• Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief.
• Het btw-tarief dat je toepast, en het btw-bedrag per tarief.

Wanneer er iets extra's bij moet

In een aantal situaties horen er aanvullende vermeldingen op de factuur. Ze zijn kort, maar ze zijn niet optioneel.

• Verleg je de btw, dan vermeld je dat uitdrukkelijk en zet je ook het btw-identificatienummer van je klant erop.
• Pas je een vrijstelling of het nultarief toe, dan vermeld je waarom.
• Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan horen beide btw-identificatienummers op de factuur.

De vereenvoudigde factuur

Bij kleine bedragen mag een factuur korter. In die gevallen volstaan de datum, je eigen gegevens, wat je hebt geleverd en het btw-bedrag. Voor gewone dienstverlening aan zakelijke klanten is dit zelden de route: die klant wil een volledige factuur, al is het maar omdat zijn boekhouding erom vraagt.

De grens en de uitzonderingen staan bij de Belastingdienst beschreven. Twijfel je, stuur dan gewoon een volledige factuur — dat mag altijd.

Wanneer je de factuur moet versturen

Voor leveringen aan andere ondernemers geldt dat je uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de maand van levering factureert. In de praktijk is eerder vrijwel altijd beter: hoe sneller de factuur eruit gaat, hoe eerder je betaald wordt.

Hoe lang je facturen bewaart

Je administratie, inclusief verstuurde en ontvangen facturen, valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn. Een digitale factuur mag je digitaal bewaren, zolang hij leesbaar en onveranderd blijft.